2025年を迎える特別養護老人ホームでは、人材不足への対応と介護の質の向上の両立が喫緊の課題となっています。
本ガイドでは、ICTの戦略的活用と効果的な業務改善の手法を、現場での実践例を交えながら具体的に解説します。
運営効率化の実現に向けた実践的なアプローチと、成功のためのポイントをご紹介します。
この記事を読んで欲しい人
- 特別養護老人ホームの施設長・運営管理者の方
- 介護施設での業務改善を担当されている方
- ICT導入を検討している施設の実務責任者
- 介護記録の効率化に課題を感じている看護師の方
- 多職種連携の強化を目指す医療・介護専門職の方
この記事でわかること
- 特養における運営効率化の具体的な進め方と成功のポイント
- 効果的なICTシステムの検討から導入までの実践的なステップ
- データに基づく業務改善と多部門連携の強化手法
- コスト管理と収益改善の具体的な実施方法と効果測定の手法
現状分析と課題抽出
特養における運用効率化の始まりは、現状を正確に把握し、課題を明確にすることです。
本章では、データに基づく分析手法と、実践的な課題抽出の方法について、具体的な実施手順とともにご説明します。
現場での実践を想定し、すぐに活用できるノウハウを提供します。
業務フローの一時化
業務のフロー戦略化は、現場の現場を正確に認識し、改善ポイントを特定するための重要なステップです。
具体的な手法と実施のポイントについて解説します。
業務プロセスの実施方法
業務プロセスは、日常的な介護業務フローを図式化し、客観的に分析するための手法です。
まず、朝礼から夕方の申請送りまでの一連の業務を時系列で整理します。
その際、直接介護業務と間接業務を区分けして記録することで、業務の偏りや重複を発見しやすくなります。
タイムスタディの実施手順
タイムスタディでは、各業務にかかる実際の時間を計測し、定量的なデータとして収集します。
計測は通常の業務に支障が出ず、観察者を構成して実施します。
計測項目には食事介助、排泄介助などの直接介護時間に加え、記録作成や申請送りなどの間接業務時間も含めます。
記録・報告業務の統計調査
介護現場で大きな比重を占める記録・報告業務について、詳細な実態調査を行います。
介護記録、ケアプラン、医療関連の記録など、すべての記録様式を洗い出し、その必要性と作成頻度を確認します。
特に重複記録している書類や、電子化によって効率化が可能な書類を特定することが重要です。
データに基づく課題の抽出
現状分析で得られたデータを基に、具体的な課題を抽出し、優先順位付けを行います。
定量データと定性データの両面から分析を行うことで、より実効性の高い改善策を導き出すことができます。
定量データの収集と分析手法
労務データの分析では、職員の勤務時間、残業時間、休暇取得状況などを分けて、配置分けします。
また、シフトパターンの分析を行い、人員配置の最適化につながるヒントを得ます。
定性データの収集方法
職員へのヒアリングやアンケート調査、現場の声を収集します。
調査項目には業務上の不満ごと、改善要望、働きやすさに関する評価などを含めます。
入居者や家族からも定期的に満足度調査を実施し、サービスの質に関する評価を収集します。
課題の構造化と優先順位付け
収集したデータを基に、組織として取り組むべき課題を構造化します。
緊急に重要度のマトリクスを用いて優先順位を設定し、短期的に覚悟すべき課題と中長期的な課題を整理します。
特に、人材確保・確保に関する課題、業務効率化に関する課題、コスト管理に関する課題などを体系的に整理することが重要です。
改善計画への落とし込み
計画には実施事項、期待される効果、必要なリソース、実施スケジュール、担当者などを明確に定めます。
特に、ICT 導入による効率化が期待される業務については、投資対効果を含めた詳細な検討を行います。
現状分析の進め方
分析結果を効果的に活用するためには、経営層と現場職員の双方が主体的に推進する体制を構築することが重要です。
定期的な進捗確認の場を設け、課題解決に向けた取り組みを組織全体で推進していく体制を整えます。
ICTシステムの戦略的導入
特養におけるICTシステムの導入は、業務効率化の核となる重要な取り組みです。
本章では、システム検討から導入までの具体的なプロセスと、成功のための重要なポイントについて解説します。
導入前の準備
ICTシステム導入の是非は、事前の準備段階で大きく左右されます。
現場のニーズを適切に把握し、いかなる準備も進めることが重要です。
現場ニーズの把握方法
システム導入に先立ち、現場の具体的なニーズを丁寧に収集します。
各種断片からのヒアリングを実施し、日常業務における課題や要望を詳細に把握します。
特に記録業務、情報共有、シフト管理など、業務効率化が求められる領域について、具体的な改善ポイントを特定します。
導入計画の進め方
収集したニーズをベースに、具体的な導入計画を立てます。
計画には導入スケジュール、必要な予算、人員体制、研修計画なども含めます。
予算計画と補助金の活用
システム導入には適切な投資が必要となるため、詳細な予算計画を立てます。
導入時には初期費用だけでなく、運用段階でのランニングコストも含めた総合的な費用を見積もります。
また、利用可能な補助金や助成金について情報収集を行い、活用を検討します。
推奨システムの基準
目的に適したシステムを検討することは、導入の成功の重要な要素です。
機能面だけでなく、使いやすさや拡張性なども含めた総合的な評価が必要です。
基本機能の評価ポイント
介護記録システムの基本機能として、日々の入力、ケアプラン作成、請求業務対応などが挙げられます。
各機能について、操作性や入力効率を実際に確認することが重要です。
また、スマートフォンやタブレットでの入力対応など、モバイル機能の充実度も重要な評価ポイントとなります。
システムの拡張性と連携機能
特に、介護報酬改定への対応や、新たな加算への対応など、制度変更への柔軟性が求められます。
また、医療機関や他の介護事業所とのデータ連携機能についても確認が必要です。
セキュリティ対策の確認
個人情報を扱うシステムとして、セキュリティ対策は特に重要です。
データの暗号化、アクセス権の設定、バックアップ体制など、セキュリティ面での機能を詳細に確認します。
クラウドサービスの場合は、データセンターのセキュリティ認証なども確認する項目となります。
段階の導入プロセス
システムの導入は、現場の混乱を考慮して、段階的に進めることが推奨されます。
各段階での実施事項と注意点について解説します。
パイロット導入の実施方法
まずは特定のフロアや展開でパイロット導入を行い、システムの有効性と課題を検証します。
パイロット期間中は、従来の紙での記録と並行して運用し、データの正確性や業務効率への影響を確認します。
現場からのフィードバックを詳細に収集し、本格的に導入に向けた改善点を特定します。
運用ルールの整備
システム導入に伴い、新たな記録運用ルールを整備します。
入力のタイミング、データ確認の手順、情報共有の方法など、具体的な運用ルールを明文化します。
特に、夜勤帯での運用や緊急対応時についても、明確なルールを定めておくことが重要です。
職員研修の実施計画
システムの効果的な活用には、充実した職員研修が必要です。
基本操作の習得から、応用機能の活用まで、段階的な研修プログラムを実施します。
特に、システム運用に不慣れな職員向けには、個別のフォローアップ研修も計画します。
効果的な運用体制の構築
システムの安定的な運用には、適切な支援体制の構築が重要です。
現場でのサポート体制から、ベンダーとの連携まで、含めた運用体制を整備します。
システム管理者の育成
施設内にシステム管理者を設置し、日常的な運用管理を担当します。
システム設定の変更や、新規職員への運用指導など、現場でのシステム運用を統括します。
定期的な研修、管理者のスキル向上を図ることも重要です。
ベンダーサポート体制の確認
システム導入後のサポート体制について、ベンダーと詳細な取り決めを行います。障害発生時の対応手順、バージョンアップの方法、問い合わせ窓口の確認など、具体的なサポート内容を明確にしておくことが重要です。
業務改善の具体的展開
ICTシステムの導入効果を最大限に引き出すためには、業務プロセスの見直しと改善が必要です。
本章では、記録業務の効率化、シフト管理の最適化、多分割連携の強化について、具体的な実施方法と改善のポイントを解説します。
記録業務の効率化
介護現場における記録業務は、サービスの質を守る重要な業務である一方、大きな時間的負担となっている。
ICTを活用した効率化により、より多くの時間を直接的な介護サービスに充てることが可能となる。
電子記録システムの活用方法
タブレット端末やスマートフォンを活用し、介護現場で短時間に記録を行うことで、記録の正確性向上と時間短縮を実現します。
音声入力機能を活用することで、より素早い記録入力が可能となります。
また、テンプレート機能を活用し、定型的な記録の入力効率を高めることができます。
記録様式の最適化
記録項目の見直しを行い、真に必要な情報に絞り込むことで、記録作業の負担を軽減します。
また、チェックボックス形式やプルダウン選択など、入力しやすい形式を採用することで、記録時間の短縮を図ります。
情報共有の効率化
電子記録システムを活用し、職員間での情報共有を行うことで、申請送り時間の短縮を実現します。
重要な情報については、システム上でアラート機能を設定し、確実な情報伝達を図示します。
シフト管理の最適化
効率的な人材構成と職員の働きやすさの両立を目指し、シフト管理の最適化を図ります。
ICTシステムを活用することで、より効率的なシフト作成と管理が可能になります。
シフト作成の効率化
シフト作成支援システムを活用し、職員の希望と施設の必要な人員のバランスを取りながら、効率的なシフト作成を実現します。
AIによる提案機能を活用することで、より最適なシフトパターンの作成が可能になります。
勤務希望収集の効率化
オンラインでの勤務希望収集システムを導入し、職員がスマートフォンなどから随時希望を入力できる環境を整備します。
収集した希望データをベースに、システムが自動的にシフト案を作成することで、作成時間の大幅な短縮を実現します。
シフト調整の効率化
急な欠勤や勤務変更にも柔軟に対応できるよう、シフト調整の仕組みを整備します。
職員間での調整をシステム上で行うことで、管理者の負担軽減を図ります。
多職種の強化
質の高い介護サービスの提供には、多職種間での連携な情報共有と連携が重要です。
ICTを活用することで、より効果的な多職種を実現します。
情報共有プラットフォームの構築
介護職員、看護職員、職員など、多方面での情報共有を行うためのプラットフォームを構築します。
各方面の視点からの観察記録や評価結果を一元管理し、必要な情報に重点的にアクセスできる環境を整備します。
カンファレンの効率化
定期的なカンファレンスをより効率的に実施するため、事前の情報共有と議事進行の効率化を図ります。
オンラインでの情報共有により、カンファレンス時間の短縮と議論の質の向上を実現します。
医療機関との連携強化
協力医療機関との情報共有を効率化し、より迅速な医療対応を可能とする体制を構築します。
バイタルデータや症状の変化などの情報を、臨時に共有できる仕組みを整備します。
業務改善の推進体制
現場の意見を取り入れながら、継続的な改善活動を展開します。
改善推進チームの設置
現場を中心とした改善推進チームを設置し、定期的な改善活動を展開します。
チームメンバーには各配置の代表者を含め、現場の声を反映した改善活動を推進します。
改善提案制度の運用
職員からの改善提案を積極的に収集し、実現可能な提案から順次実施していく仕組みを整備します。
提案者提案への適切な反応と、実施効果の共有により、改善活動の活性化を図ります。
コスト管理と収益改善
特養の安定的な運営のためには、適切なコスト管理と収益改善の取り組みが必要です。
本章では、ICTを活用した経費削減の方法と、収入増加に向けた具体的な意義について解説します。
経費削減策
経費削減はシンプルなコストカットではなく、サービスの質を維持しながら効率的な運営を実現することが重要です。
データに基づく分析と改善を目指し、持続可能な経費削減を目指します。
人件費の適正化
人件費は特養における最大の支出項目です。
シフト管理の最適化や業務効率化により、残業時間の削減と適正な人員配置を実現します。
また、パートタイム職員と常勤職員のバランスを見直し、効率的な人員構成を検討します。
消費品管理の効率化
用品や事務用品などの消費品について、在庫管理システムを活用した適正在庫の維持と、発注介護の効率化を図ります。
光熱費の削減
エネルギー使用量の長期化と分析、効率的な設備運用を実現します。
収入増加施策
収入増加には、稼働率の向上と介護報酬の適正な評価が重要です。
ICTシステムを活用した管理の体制構築により、確実な収入確保を目指します。
稼働率向上への取り組み
入退所管理の効率化により、空床期間の最小化を図ります。
待機者情報の適切な管理と、医療機関との体制連携強化により、スムーズな入所調整を実現します。
また、短期入所の受け入れを整備し、施設の稼働率向上を図ります。
考慮見積もりの最適化
ICTシステムを活用した記録管理により、必要な書類の作成と保管を効率化します。
また、新たな加算取得の可能性について定期的に検討していきます。
利用者ニーズへの対応
利用者や家族のニーズを捉え、新たなサービスの開発や既存サービスの改善を行います。
特に、個別機能訓練や認知症ケアなど、専門的なサービスの充実を図ります。
コスト管理体制の構築
定期的なモニタリングと改善活動を継続し、重要な改善を目指します。
コスト分析の実施
特に、部門別や費目別の詳細な分析により、改善が必要な領域を特定します。
また、他施設とのベンチマーク比較をしながら、自施設の課題を明確化します。
予算管理の徹底
年間予算の策定と実績管理を大切に、計画的な施設運営を実現します。
予算と実績の余裕分析を定期的に行い、必要に応じて対策を講じます。
また、中長期的な設備投資計画についても、適切な予算管理を行います。
収支改善の推進体制
収支改善活動を効果的に推進するためには、組織全体での取り組みが重要です。
各部門の責任者と連携しながら、継続的な改善活動を展開します。
収支改善委員会の運営
定期的な収支改善委員会を開催し、改善活動の進捗確認と新たな前向きの検討を行います。
委員会には各部門の責任者が参加し、組織横断的な改善活動を推進します。
職員への意識づけ
経営や状況改善活動の成果について、定期的に職員への共有を行います。
特に、コスト意識の向上と改善提案の推進により、全職員参加型の報酬改善活動を展開します。
効果測定と継続的な改善
運営効率化の取り組みを成功に導くためには、適切な効果測定と継続的な改善活動が必要です。
本章では、具体的な評価指標の設定方法と、PDCAサイクルを活用した改善活動の進め方について解説します。
KPIの設定と管理
効果測定の基盤となるKPI（重要業績評価指標）の設定と、その効果的な管理方法について説明します。
適切な指標設定により、改善活動の成果を客観的に評価することが可能となります。
業務効率化の評価指標
業務効率化の成果を測定するための具体的な指標を設定します。
記録業務に取り組む時間、残業時間、職員一人当たりの業務処理量など、定量的な指標を設定します。
これらの指標を定期的に測定し、改善活動の効果を確認します。
サービス品質の評価指標
効率化ついでにサービス品質を維持・向上させることが重要です。
入居者の満足度調査結果、ケアプランの達成率、事故・インシデントの発生音声など、サービス品質に関する指標を設定します。
定期的な測定により、効率化がサービス品質に与える影響を捉えます。
経営指標の設定
経営面での効果を測定するため、収支改善額、人件費率、資材費率などの経営指標を設定します。
月次での実績により、改善活動が経営面に与える影響を定量的に評価します。
PDCAサイクルの実践
効果測定の結果を基に、継続的な改善活動を展開します。
PDCAサイクルを確実に実践することで、改善活動の質を高めていきます。
月次での進捗確認
毎月の決定例会議において、設定したKPIの達成状況を確認します。
目標との余裕が生じている項目については、そのほかにも分析を行い、必要な対策検討を行います。
四半期レビューの実施
とりあえずごとに、より詳細な実績評価を行います。
３か月間の傾向分析や、潜在的な有効性評価、育成、活動改善の方向性を確認します。
必要に応じて、目標値の見直しや新たな暫定の追加を検討します。
年間計画の見直し
年末には、一年間の活動を総括し、次年度の計画を立てます。
達成できた目標と未達成の課題を明確にし、次年度の重点を決定します。
中長期的な視点での改善計画も、この機会に見直しを行います。
効果的なフィードバック
測定結果を改善活動に効果的に活かすため、適切なフィードバック方法を確立します。
組織全体での情報共有と、建設的な議論の推進を図ります。
現場へのフィードバック
測定結果を現場職員にわかりやすく伝えることが重要です。
視覚的な資料を活用し、改善活動の成果と課題を共有します。
特に、現場からの改善提案が実を結んだ事例については、具体的な効果を示すことで、引き続き努力の向上につなげます。
改善活動の推進
測定結果をベースに、新たな改善の検討を行います。
現場職員からの意見も積極的に取り入れ、より効果的な改善活動を展開します。
成功事例については、他展開への水平展開も積極的に進めます。
成功事例と実践のポイント
運営効率化の取り組みをより具体的にイメージしていただくため、本章では実際の施設における成功事例と、そこから得られた実践のポイントを紹介します。
特養での実践例
100床規模の特養における、ICTシステム導入と業務改善の成功事例を紹介します。
段階的な導入アプローチと、現場主導の改善活動が特徴的な事例です。
取り組み
従来の紙記録からタブレット端末による電子記録への移行を中心に、業務プロセス全体の見直しを実施しました。
現場リーダーを中心とした推進チームを組織し、6ヶ月間で段階的に導入を進めました。
実施内容と成果
記録業務時間1日あたり平均30分の削減を実現し、その時間を直接介護に充てることが可能となりました。
また、職員の残業時間は月平均5時間削減され、職員満足度も20パーセント向上しました。
特養での実践例
従来型特養から新型特養への移行の際、業務プロセスの抜本的な見直しを行った事例を紹介します。
施設規模は80床で、ICT活用と職員参加型の改善活動を組み合わせた取り組みが特徴です。
改善活動の進め方
職員全員参加型の改善提案制度を導入し、3ヶ月間で100件の改善案が集まりました。
提案内容を整理・分類し、優先順位を付けて実施していきました。
特に、現場からの具体的な改善アイデアを重視しました。
具体的な成果
年間で約500万円のコスト削減を実現し、職員の離職率も5パーセント改善しました。
入居者満足度調査では、サービス全般への評価が15パーセント向上し、効率化とサービス品質の両立を実現しました。
成功のための重要なポイント
これらの事例から得られた、運営効率化を成功に導くための重要なポイントを説明します。
段階的な実施アプローチ
一度に大きな変更を行うのではなく、小規模な試行から始めて段階的に展開することが重要です。
特に、ICTシステムの導入においては、パイロット配備での検証を十分に行ってから全体の展開を進めることで、スムーズな導入が可能になります。
現場主導の改善活動
トップダウンの改革ではなく、現場職員が主体的に参加する改善活動とすることで、より実効性の高い改善が可能となる。
現場の声を重視し、実践可能な改善策を積み上げていくアプローチが効果的である。
運営効率化の発展の取り組み
今後の特養運営においては、さらなる効率化と質の向上の両立が求められます。
本章では、先進テクノロジーの活用と地域連携の推進という、今後の重要性を、今後の観点から、発展的な取り組みについて解説します。
先進テクノロジーの活用
介護現場における先進テクノロジーの活用は、業務効率化とサービス品質の十分向上の両面で大きな可能性を持っています。
導入は、費用対効果と現場への適合性を検討することが重要です。
介護ロボットの戦略的導入
移乗支援ロボットや見守りシステムなど、介護ロボットの導入が進められています。
導入にあたっては、現場のニーズを十分に捉え、段階的な導入を進めることが重要です。
特に、職員の身体的負担軽減と安全性向上の観点から、優先順位を付けて導入を検討します。
AIの活用可能性
ケアプラン作成支援やリスク予測など、AIを活用した業務支援の可能性が認められています。
導入の際には、皆様の業務フローとの整合性を確認し、職員の習熟度に応じた段階的な展開を計画します。
地域連携の推進
地域を含めたケアシステムの中核施設として、医療機関や他の介護施設との連携強化が求められています。
ICTを活用した効率的な連携体制の構築を目指しています。
医療機関との連携強化
ICTを活用した情報共有システムの構築により、医療機関との暫定的な連携を実現します。
特に、緊急対応やお看取りにおいて、よりかつ迅速に適切な連携が可能となります。
介護施設間の協力体制
地域の介護施設間で、研修の共同実施や物品の共同購入など、効率的な運営のための協力体制を構築します。
ICTを活用した情報共有により、より効果的な連携が可能となります。
今後の展望
運営効率化の取り組みは、テクノロジーの進化と社会的要請の変化に応じて、新たな展開が求められます。
中長期的な視点での計画策定が重要です。
持続可能な運営モデルの構築
人材確保が困難な中でも、質の高いサービスを持続的に提供できる運営モデルの構築を目指します。
ICTと人のリソースの最適な組み合わせを追求していきます。
地域における新たな役割
地域を含めたケアの中核施設として、新たな役割を担うことが期待されます。
効率的な運営基盤の上で、地域のニーズに応える新たなサービス展開を検討します。
おしえてカンゴさん！
特養の業務効率化について、現場で働く看護師さんからよく寄せられる質問にお答えします。
ICT導入や業務改善に関する疑問や不安について、具体的なアドバイスをご紹介します。
Q1：ICTの導入で記録業務は本当に楽になりますか？
カンゴさん：はい、確実に効率化できます。
私の施設では導入後、記録時間を約40％削減できました。ポイントは以下の3つです。
まず、記録をすぐ入力できるタブレットの活用です。次に、よく使う文章のテンプレート化です。
そして、音声入力機能の活用です。
Q2：夜勤帯でのICT活用は本気ですか？
カンゴさん：夜勤特有の課題はありますが、工夫次第で十分に活用できます。
例えば、夜間の巡視時、暗所でも問題画面設定の活用や、事前準備された簡易入力フォームの利用が効果的です。
また、緊急時の対応手順をシステムに組み込むことで行って、より安全な夜勤業務が実現できます。
Q3：多方面にわたる情報共有はどのように改善できますか？
カンゴさん：ICTを活用した情報共有プラットフォームが非常に効果的です。
私たちの施設では、介護職、看護職、リハビリ職それぞれの視点からの観察記録を一元管理しています。
特に効果が高かったのは、バイタルサインの変化や服薬状況などの医療関連情報の共有です。
また、手続き送信時間が大幅に短縮され、より詳細な情報共有が可能になりました。
Q4：介護記録の質をじっくりしながら効率化するコツはありますか？
カンゴさん：記録の質と効率を両立するポイントがいくつかあります。
まずは、観察項目を標準化して、重要度に応じた記録レベルを設定します。
次に、経時的な変化が分かりやすい記録テンプレートを作成します。
さらに、写真や動画を活用した視覚的な記録も効果的です。
Q5：業務効率化で生まれた時間をどのように活用すべきですか？
カンゴさん：効率化で生まれた時間は、より質の高いケアの提供に活用することをお勧めします。
具体的には、入居者との会話時間の増加、個別ケアの充実、見るケアの質の向上などが考えられます。
また、職員の研修時間の確保や、カンファレンスの充実にも活用できます。大切なのは、効率化の目的が「より良いケアの提供」にあることを意識することです。
まとめ：特養の運営効率化で実現する、より良い介護の未来
ICTの活用と業務改善により、特養における運営効率化はやがて実現します。
しかし、その本質は効率化ではなく、より質の高い介護サービスの実現にあります。
【はたらく看護師さん】では、特養で働く看護師の皆様の業務改善やキャリアアップを支援するテクニックなど様々な情報を提供しています。