新人看護師

医療機関における経理体制の強化は、経営の健全性と持続可能性を確保するための重要な経営課題となっています。

本記事では、2025年の医療制度改革を見据えた実践的な経理業務改善手法と効果的な内部統制の構築について、具体的な事例とともに解説します。

経理部門の生産性向上とリスク管理体制の確立に向けた、すぐに実践できる方法論をご紹介します。

この記事で分かること

• 医療機関における経理体制強化の重要性と具体的な実施手順
• 最新のシステムを活用した効率的な経理業務の実現方法
• 実践的な内部統制の構築ステップと運用ノウハウ
• 実際の医療機関における成功事例と具体的な改善効果
• 経理部門の人材育成と教育プログラムの設計方法

この記事を読んでほしい人

• 医療機関の経理部長および財務担当者の方々
• 内部監査担当者として体制強化を検討されている方々
• 経理業務の改善を目指す医療事務職員の方々
• 医療機関の経営改善に携わる経営企画担当者の方々
• システム導入による業務効率化を検討されている方々

医療機関における経理体制の現状分析

昨今の医療機関を取り巻く環境は、診療報酬改定や働き方改革、感染症対策など、様々な要因により大きく変化しています。このような状況下で、経理体制の強化は経営の透明性と効率性を確保するための喫緊の課題となっています。

現状における主要な課題

多くの医療機関では、経理業務における人的負担の増大や、紙ベースでの処理による非効率性、内部統制の脆弱性などが指摘されています。特に中小規模の医療機関では、限られた人員での業務遂行を求められる中、効率的な体制構築が求められています。

業務効率化の必要性

経理担当者の業務量は年々増加傾向にあり、特に月次決算や年度末決算時期には深刻な残業問題が発生しています。これは職員の健康管理の観点からも、早急な対応が必要な状況となっています。

リスク管理体制の課題

内部統制の観点からは、チェック体制の不備や職務分掌の曖昧さなど、様々なリスク要因が存在しています。これらは医療機関の信頼性に関わる重要な問題として認識されています。

2025年に向けた環境変化

医療機関を取り巻く環境は、2025年に向けてさらなる変化が予想されています。デジタル化の加速やコンプライアンス要件の厳格化など、経理体制の強化が一層重要性を増しています。

デジタルトランスフォーメーションの進展

医療機関におけるDXの波は、経理部門にも大きな変革をもたらしています。クラウド会計システムの普及やAI技術の活用により、従来の業務プロセスの見直しが求められています。

法規制対応の強化

医療法人の会計規則の改正や内部統制要件の強化により、より厳格な経理管理体制の構築が必要となっています。特に、透明性の確保と説明責任の観点から、正確な財務報告体制の整備が重要視されています。

解決に向けた方向性

これらの課題に対応するため、医療機関では様々な取り組みが進められています。システム化による業務効率の向上や、内部統制の強化などが主要な対応策として挙げられます。

段階的なアプローチの重要性

経理体制の強化は、一朝一夕には実現できません。現状分析から始まり、優先順位をつけた段階的な改善アプローチが効果的です。特に、人材育成とシステム導入を並行して進めることで、持続可能な体制構築が可能となります。

成功のための重要要素

経理体制強化の成功には、経営層のコミットメントと現場スタッフの理解が不可欠です。また、外部専門家との連携や、同規模医療機関の事例研究なども、効果的な推進のために重要な要素となります。

今後の展望

2025年以降を見据えた経理体制の強化は、医療機関の持続的な発展のための重要な経営課題です。本記事では、これらの課題に対する具体的な対応策と実践的なアプローチについて、詳しく解説していきます。

経理体制強化の必要性

医療機関における経理体制の強化は、単なる業務効率化にとどまらず、経営の持続可能性を確保するための重要な戦略的課題となっています。本セクションでは、経理体制強化が求められる背景と、その具体的なメリットについて詳しく解説します。

環境変化による経理体制強化の要請

医療機関を取り巻く環境変化は、経理体制の抜本的な見直しを必要としています。診療報酬改定への迅速な対応や、経営の透明性確保など、様々な要因が経理体制強化を後押ししています。

診療報酬制度への対応

診療報酬制度の改定は、医療機関の収益構造に直接的な影響を与えます。迅速かつ正確な収益分析と原価管理が必要となり、それを支える経理体制の整備が不可欠となっています。

経営の透明性確保

社会からの要請により、医療機関の経営透明性への期待が高まっています。正確な財務報告と適切な情報開示を実現するためには、堅固な経理体制が基盤として重要です。

経理体制強化がもたらすメリット

経理体制を強化することで、医療機関は様々な恩恵を受けることができます。経営効率の向上から、リスク管理の強化まで、その効果は多岐にわたります。

経営判断の質的向上

正確な財務データをタイムリーに把握することで、より的確な経営判断が可能となります。部門別収支の詳細な分析や、将来予測の精度向上にもつながります。

業務効率の大幅な改善

システム化と業務標準化により、経理業務の効率が飛躍的に向上します。これにより、スタッフの残業時間削減や、より付加価値の高い業務への注力が可能となります。

リスク管理の観点からの重要性

経理体制の強化は、医療機関におけるリスク管理の要となります。適切な内部統制の確立により、様々なリスクを未然に防ぐことができます。

財務リスクの低減

不正や誤謬を防止する体制を整備することで、財務上のリスクを大幅に低減できます。特に、現金管理や債権管理における統制の強化が重要です。

コンプライアンスの確保

法令遵守と適切な会計処理を確実に実施することで、監査対応や行政指導への対応が円滑になります。これは医療機関の社会的信頼性向上にも寄与します。

経営戦略との連携

経理体制の強化は、医療機関の経営戦略を支える重要な基盤となります。財務面からの的確な分析と提言が可能となり、戦略的な意思決定をサポートします。

データに基づく経営支援

経理部門が提供する正確な財務データは、経営戦略の立案と実行を強力に支援します。収益性分析や投資判断において、より精度の高い意思決定が可能となります。

経営効率の向上

経理体制の強化により、コスト構造の可視化と管理が容易になります。これにより、経営資源の最適配分と効率的な運営が実現できます。

実践的な経理業務改善手法

医療機関における経理業務の改善には、システム化による効率化と業務フローの最適化という二つの重要な側面があります。本セクションでは、具体的な改善手法とその実装方法について詳しく解説します。

システム化による効率化の実現

経理業務のシステム化は、作業効率の向上と正確性の確保に大きく貢献します。適切なシステムの選定から運用までを戦略的に進めることが重要です。

システム選定の重要ポイント

医療機関の規模や特性に合わせたシステム選定が成功の鍵となります。導入コストと運用コストのバランス、既存システムとの連携性、将来的な拡張性などを総合的に検討する必要があります。

主要システムの機能比較

医療機関向け経理システムには様々な製品が存在します。基本的な会計機能に加え、医療機関特有の機能として診療報酬管理や保険請求との連携機能を備えたものが望ましいとされています。

導入時の注意事項

システム導入時には、データ移行計画の策定や職員教育の実施が重要です。特に移行期間中の業務継続性の確保には十分な準備と計画が必要となります。

システム活用の具体的手順

効果的なシステム活用には、段階的なアプローチが有効です。まずは基本機能の習熟から始め、徐々に高度な機能の活用へと移行していきます。

日常業務での活用方法

仕訳入力の自動化や電子帳票の活用により、日常的な経理業務の効率を大幅に向上させることができます。特に定型的な仕訳については、テンプレート機能の活用が効果的です。

月次決算での活用

システムの分析機能を活用することで、月次決算業務の大幅な効率化が可能となります。データの自動集計や帳票作成の自動化により、作業時間を短縮できます。

業務フローの最適化

効率的な経理体制の構築には、業務フローの見直しと最適化が不可欠です。現状の課題を適切に分析し、改善策を実施していく必要があります。

現状分析の実施方法

業務フローの最適化には、まず現状の詳細な分析が必要です。作業時間の測定や処理手順の可視化により、非効率な部分を特定します。

分析ツールの活用

業務分析には、専用のツールやテンプレートを活用することで、より効果的な現状把握が可能となります。作業時間の記録や工程分析などを実施します。

課題の抽出方法

現場スタッフへのヒアリングや業務日報の分析により、具体的な課題を抽出します。特に時間がかかる作業や、エラーが発生しやすい工程に注目します。

改善策の立案と実施

抽出された課題に対して、具体的な改善策を立案します。短期的に実施可能な施策と、中長期的な取り組みを整理して計画を策定します。

具体的な改善手法

承認フローのデジタル化や、支払業務の一元管理など、具体的な改善施策を実施します。特に手作業が多い工程から優先的に改善を進めます。

効果測定の方法

改善施策の効果を定量的に測定し、必要に応じて追加の対策を講じます。作業時間の削減率や、エラー発生率の変化などを継続的にモニタリングします。

運用体制の整備

システム化と業務改善の効果を最大限に引き出すには、適切な運用体制の整備が重要です。責任者の明確化や、マニュアルの整備などを進めます。

マニュアルの作成と更新

業務手順やシステム操作に関する詳細なマニュアルを整備します。定期的な更新と、変更点の周知を確実に行います。

教育研修の実施

新人教育や既存スタッフのスキルアップのため、定期的な研修を実施します。特にシステム導入時には、集中的な教育プログラムを展開します。

効果的な内部統制の構築

医療機関における内部統制の構築は、経営の健全性と透明性を確保するための重要な取り組みです。本セクションでは、効果的な内部統制システムの設計から運用まで、具体的な手順とポイントについて解説します。

内部統制システムの基本設計

内部統制システムの構築には、医療機関の特性を考慮した適切な設計が不可欠です。組織構造や業務プロセスを踏まえた、実効性の高いシステムを構築する必要があります。

統制環境の整備

経営者の意向と組織の風土を反映した統制環境の整備が重要です。職務権限の明確化や、倫理規程の策定など、基本的な枠組みを確立します。

組織構造の見直し

効果的な内部統制の実現には、適切な組織構造が基盤となります。部門間の連携と牽制が機能する体制を整備する必要があります。

職務分掌の確立

業務の適切な分担と権限委譲により、相互チェック機能を確保します。特に金銭取扱いに関する業務では、厳格な職務分掌が求められます。

リスク評価の実施

医療機関特有のリスクを含めた、包括的なリスク評価を実施します。財務報告の信頼性に関するリスクを中心に、詳細な分析を行います。

リスクの特定方法

過去の事例分析やヒアリング調査により、潜在的なリスクを洗い出します。特に重要性の高いリスクを優先的に対応します。

評価基準の設定

リスクの発生可能性と影響度を定量的に評価するための基準を設定します。これにより、優先順位付けと対応策の検討が容易になります。

統制活動の実装

特定されたリスクに対応する具体的な統制活動を実装します。日常的な業務プロセスに組み込まれた効果的な統制の仕組みを構築します。

承認プロセスの整備

取引の承認や支払いの実行など、重要な業務プロセスにおける承認手続きを明確化します。電子承認システムの導入も検討します。

承認権限の設定

取引の重要度に応じた承認権限を設定します。特に高額な支払いや非定型取引については、複数階層での承認を必要とします。

モニタリング体制の確立

内部統制の有効性を継続的に評価するモニタリング体制を確立します。定期的な評価と改善のサイクルを確立します。

日常的モニタリング

日常業務の中で実施される統制活動の有効性を確認します。例外事項や逸脱事例の報告体制を整備します。

独立的評価の実施

内部監査部門による定期的な評価を実施します。統制活動の設計と運用の両面から有効性を検証します。

文書化と教育訓練

内部統制システムの効果的な運用には、適切な文書化と関係者への教育訓練が不可欠です。

規程類の整備

内部統制に関する基本方針や具体的な手続きを文書化します。定期的な見直しと更新を行い、常に最新の状態を維持します。

マニュアルの作成

具体的な業務手順や確認事項をマニュアル化します。実務担当者が理解しやすい形式で作成することが重要です。

教育プログラムの実施

内部統制の重要性と具体的な実践方法について、定期的な研修を実施します。特に新入職員への教育は重点的に行います。

評価と改善

構築した内部統制システムの有効性を定期的に評価し、必要な改善を実施します。PDCAサイクルを確立し、継続的な改善を図ります。

評価指標の設定

内部統制の有効性を測定するための具体的な指標を設定します。定量的な評価が可能な項目を中心に選定します。

改善プロセスの確立

評価結果に基づく改善活動を効果的に推進するためのプロセスを確立します。関係部門との連携を図りながら改善を進めます。

経理部門の人材育成・教育

医療機関の経理部門における人材育成は、経理体制強化の要となる重要な取り組みです。本セクションでは、効果的な教育プログラムの設計から実施方法、評価基準の設定まで、体系的に解説します。

教育プログラムの設計と実施

医療機関の経理部門に特化した教育プログラムの設計には、実務に即した体系的なアプローチが必要です。現場のニーズを反映した効果的なプログラムを構築することが重要です。

基礎知識の習得支援

医療機関特有の会計処理や診療報酬制度など、基礎的な知識の習得を支援します。実務に直結する内容を優先的に学習できるカリキュラムを設計します。

オンライン学習の活用

eラーニングシステムを活用し、職員が自身のペースで学習を進められる環境を整備します。動画教材や確認テストを組み合わせた効果的な学習を促進します。

実践的な演習の実施

実際の業務データを用いた演習により、実践的なスキルの習得を図ります。特に多く発生する取引パターンについて、重点的に訓練を行います。

スキル評価基準の整備

職員のスキルレベルを客観的に評価するための基準を設定します。経験年数や担当業務に応じた段階的な評価システムを構築します。

評価項目の設定

業務遂行に必要な知識やスキルを細分化し、具体的な評価項目を設定します。定期的な評価を通じて、成長度合いを可視化します。

キャリアパスの明確化

評価結果に基づいて、具体的なキャリアパスを設定します。目標となる職位や役割を明確にし、モチベーション向上につなげます。

研修計画の立案と実施

年間を通じた体系的な研修計画を立案し、計画的な人材育成を進めます。外部研修と内部研修を効果的に組み合わせることが重要です。

内部研修の充実

経理部門内での知識共有や、実務に即した研修を定期的に実施します。ベテラン職員の経験を活かした実践的な指導を行います。

ケーススタディの活用

実際に発生した事例を教材として活用し、問題解決能力の向上を図ります。グループディスカッションを通じた学び合いを促進します。

外部研修の活用

専門機関が提供する研修プログラムへの参加を支援します。最新の会計基準や制度改正に関する知識の習得を促進します。

継続的な成長支援

個々の職員の成長を継続的に支援する体制を整備します。定期的な面談や feedback を通じて、きめ細かな育成を実現します。

メンター制度の導入

経験豊富な職員がメンターとなり、若手職員の育成を支援します。日常的な相談対応や業務指導を通じて、確実な成長を促します。

自己啓発の支援

資格取得や専門知識の習得に向けた自己啓発を支援します。学習費用の補助や、学習時間の確保など、具体的な支援策を提供します。

DX時代の経理業務

医療機関の経理業務におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）は、単なる業務のデジタル化を超えて、業務プロセス全体の変革をもたらしています。

本セクションでは、最新のデジタル技術を活用した経理業務の革新と、その具体的な実装方法について解説します。

クラウド会計システムの戦略的活用

クラウド型の会計システムは、医療機関の経理業務に大きな変革をもたらしています。リアルタイムでのデータ共有や、場所を問わない業務遂行が可能となり、業務効率が飛躍的に向上します。

データ連携の最適化

電子カルテシステムや医事会計システムとの円滑なデータ連携により、入力作業の大幅な削減が実現します。APIを活用した自動連携の構築により、人為的なミスも防止できます。

セキュリティ対策の強化

クラウドシステムの利用に際しては、患者データや財務情報の保護が極めて重要です。多要素認証の導入やアクセス権限の厳密な管理により、セキュリティ環境を確保します。

AI・RPA技術の実践的活用

人工知能（AI）とRPA（Robotic Process Automation）の組み合わせにより、定型業務の自動化が進んでいます。特に請求書処理や仕訳入力など、従来は人手に頼っていた業務の効率化が可能となります。

AI活用の具体的シーン

請求書のデータ化や、仕訳の自動判別など、AIを活用した業務改善が進んでいます。機械学習により、過去の処理パターンを学習し、より正確な処理が可能となります。

例外処理への対応

AIが処理できない例外的なケースについては、人間による確認と判断が必要です。AI と人間の役割分担を明確にし、効率的な業務フローを構築します。

データ分析による経営支援

蓄積された財務データを活用し、より高度な経営分析が可能となっています。ビッグデータ分析やBIツールの活用により、経営判断をサポートします。

予測分析の活用

過去のデータトレンドを分析し、将来の収支予測や資金繰り計画の立案に活用します。AIによる予測モデルの活用により、より精度の高い予測が可能となります。

レポーティングの自動化

定期的な経営報告資料の作成を自動化し、タイムリーな情報提供を実現します。ダッシュボード機能により、経営状況をリアルタイムで把握できます。

DX推進における課題解決

DXの推進には様々な課題が存在します。システムの導入コストや、既存業務との整合性確保など、計画的な対応が必要となります。

段階的な導入アプローチ

一度にすべての業務をデジタル化するのではなく、優先順位をつけた段階的な導入を進めます。効果測定を行いながら、確実な定着を図ります。

職員のスキル向上

新しいシステムやツールの導入に伴い、職員のデジタルスキル向上が不可欠です。計画的な研修プログラムの実施により、円滑な移行を支援します。

事例研究

医療機関における経理体制強化の具体的な取り組みについて、実際の成功事例と課題克服のプロセスを紹介します。ここでは、規模の異なる3つの医療機関での取り組みと、1つの改善途上事例から、実践的な知見を共有します。

O病院における経理体制改革

500床規模の急性期病院であるO病院では、経理業務の効率化と内部統制の強化を目的とした改革を実施しました。3年間にわたる段階的な取り組みにより、大きな成果を上げています。

改革前の課題

経理部門の人員不足と業務の属人化が深刻な問題となっていました。月次決算に7営業日を要し、残業時間も月平均45時間に達していました。また、内部統制の面でもチェック体制が不十分な状況でした。

具体的な改善施策

最新の医療機関向け経理システムを導入し、業務プロセスの全面的な見直しを行いました。特に仕訳入力の自動化と承認フローのデジタル化に重点を置きました。

改革の成果

システム導入と業務改善により、月次決算期間が4営業日まで短縮され、残業時間も月平均15時間まで削減されました。また、内部統制の強化により、チェック漏れによるミスも75%減少しています。

P医療センターでの展開事例

200床規模の地域医療支援病院であるP医療センターでは、限られた予算内での効率的な経理体制の構築に成功しています。

段階的な改善アプローチ

初年度は既存システムの機能強化と業務プロセスの見直しを中心に実施し、2年目以降に新システムの導入を行うという段階的なアプローチを採用しました。

職員教育の重視

改革の初期段階から、職員教育に重点を置いた取り組みを実施しました。外部研修への参加支援や、内部での勉強会開催により、職員のスキル向上を図りました。

具体的な改善効果

経費削減効果は年間約2,000万円に達し、人員の適正配置により業務効率が30%向上しました。また、部門間の連携強化により、より正確な原価管理が可能となっています。

Q診療所グループの事例

複数の診療所を運営するQグループでは、本部機能の強化と各診療所の経理業務標準化に取り組みました。

管理体制の構築

本部に経理機能を集約し、各診療所との連携を強化しました。クラウドシステムの導入により、リアルタイムでの状況把握が可能となっています。

標準化による効率化

会計処理の標準化とマニュアル整備により、診療所間での業務品質のばらつきを解消しました。また、本部でのチェック機能強化により、精度が向上しています。

R病院における改善途上事例

300床規模のR病院では、経理体制改革に着手したものの、いくつかの課題に直面しています。この事例から得られる教訓は、今後の改革を検討する医療機関にとって有用な示唆となります。

直面した課題

システム導入後の運用体制が十分に整備されておらず、期待した効果が得られていない状況が発生しています。特に、職員の習熟度にばらつきがあり、新旧の業務が混在する状態となっています。

改善に向けた取り組み

現在、外部コンサルタントの支援を受けながら、運用体制の見直しと教育プログラムの強化を進めています。特に、マニュアルの整備と定期的な研修実施に注力しています。

事例から得られる示唆

これらの事例から、経理体制強化の成功には、システム導入だけでなく、業務プロセスの見直しと人材育成が不可欠であることが分かります。また、段階的なアプローチと確実な定着施策の重要性も示唆されています。

おしえてカンゴさん！よくある質問

医療機関の経理体制強化に関して、現場で多く寄せられる質問について、具体的な解決策とともに回答します。実務に即した対応方法と、導入時の注意点を詳しく解説します。

経理システム導入に関する質問

経理システムの導入は多くの医療機関で関心の高いテーマとなっています。システムの選定から運用まで、段階的な対応が重要です。

Q1：経理システム導入の費用対効果について

導入費用は規模にもよりますが、一般的な中規模病院の場合、初期投資は2,000万円から3,000万円程度が目安となります。

運用コストを含めた投資回収期間は、通常2〜3年程度で実現可能です。特に人件費削減と業務効率化による効果が大きく、年間の経費削減額は初期投資の30〜40%程度となることが多いです。

Q2：システム導入時の注意点について

段階的な導入と十分なテスト期間の確保が重要です。特に会計年度の切り替え時期を避け、比較的業務の落ち着いた時期を選んで導入することをお勧めします。また、事前の業務分析と、職員への十分な教育期間の確保も成功の鍵となります。

業務改善に関する質問

業務プロセスの見直しと改善は、経理体制強化の重要な要素です。効果的な改善方法について解説します。

Q3：効果的な業務改善の進め方について

現状分析から始めることが重要です。特に時間がかかっている作業や、ミスが発生しやすい工程を特定し、優先的に改善を進めます。具体的には、1ヶ月程度の業務記録を取り、問題点を可視化することから始めると効果的です。

Q4：部門間連携の強化方法について

情報共有の仕組みづくりが重要です。定期的な連絡会議の開催や、共有フォルダの活用により、必要な情報をタイムリーに共有できる体制を整備します。特に医事部門との連携強化が、正確な収益管理につながります。

人材育成に関する質問

経理部門の人材育成は、継続的な課題となっています。効果的な育成方法について解説します。

Q5：効果的な研修プログラムについて

基礎研修と専門研修を組み合わせた体系的なプログラムが効果的です。特に入職後3年程度は、基礎的な実務能力の向上に重点を置き、その後、専門性の高い分野への展開を図ることをお勧めします。

Q6：スキル評価の方法について

業務別のスキルマトリックスを作成し、定期的な評価を実施することが効果的です。特に実務での対応力を重視した評価基準の設定が重要です。評価結果は、個別の育成計画に反映させます。

内部統制に関する質問

内部統制の構築と運用に関する質問も多く寄せられています。実践的な対応方法を解説します。

Q7：効果的なチェック体制について

複数人によるクロスチェック体制の構築が基本となります。特に金額の大きな取引や、非定型的な取引については、承認プロセスを明確化し、確実なチェックを実施することが重要です。

Q8：不正防止の具体的方法について

職務分掌の明確化と、定期的な業務ローテーションの実施が効果的です。また、取引記録の定期的なモニタリングと、異常値の検出システムの導入も有効な対策となります。

補足資料

経理体制強化を実践する際に活用できる具体的な資料とツールをご紹介します。これらの資料は、実際の医療機関での活用実績に基づいて作成されています。

経理業務改善チェックリスト

経理業務の現状を評価し、改善点を特定するためのチェックリストです。日次業務から月次決算、年度末決算まで、包括的な評価が可能となっています。

日次業務の評価項目

仕訳入力から現金管理まで、日常的な経理業務の評価基準を示しています。特に入力時の確認ポイントや、現金残高の照合方法など、具体的な確認事項を記載しています。

確認手順の詳細

各業務の実施手順と確認ポイントを明確化しています。特に重要な確認事項については、具体的な確認方法まで記載しています。

内部統制評価シート

内部統制の整備状況を評価するためのシートです。統制環境からモニタリング活動まで、総合的な評価が可能です。

評価の実施方法

四半期ごとの評価を基本とし、重要度の高い項目については月次での確認を推奨しています。評価結果は経営層への報告資料として活用できます。

具体的な評価基準

各評価項目について、具体的な判断基準を設定しています。特に重要度の高い項目については、詳細な評価指標を提供しています。

関連法規制対応ガイド

医療機関の経理業務に関連する法規制について、実務的な対応方法を解説しています。

重要な法規制の解説

医療法人会計基準や税務関連の規制など、特に重要度の高い法規制について、具体的な対応方法を示しています。

実務上の注意点

各法規制への対応における実務上の注意点を解説しています。特に誤りやすい事項について、具体的な事例を交えて説明しています。

まとめ

医療機関における経理体制の強化は、経営の健全性と持続可能性を確保するための重要な取り組みです。システム化による効率化と、適切な内部統制の構築を両輪として、着実に改善を進めていくことが重要です。

特に人材育成とデジタル化への対応は、今後ますます重要性を増していくでしょう。

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医療機関における未収金問題は年々深刻化しており、効果的な対策が求められています。

本記事では、2025年の最新データと実践事例に基づき、確実な未収金対策と回収率向上のための具体的な方法をご紹介します。

この記事で分かること

• 未収金の発生を防ぐための具体的な施策と運用体制の構築方法
• 効果的な債権回収のための最新システムの活用法と実践テクニック
• 実際の医療機関での成功事例と具体的な数値改善の実績
• 2025年の最新トレンドを踏まえた効果的な回収アプローチの手法
• 未収金削減のためのスタッフ教育と意識改革の進め方

この記事を読んでほしい人

• 医療機関で未収金対策の改善を検討している医事課長の方
• 効率的な債権管理の仕組みづくりに悩む経理担当者の方
• 回収率向上に向けた具体的な施策を模索している収納担当者の方
• 病院経営の健全化を目指す管理職の方
• 医療DXの推進による業務効率化を検討している実務者の方

このガイドでは、理論と実践の両面から、医療機関における未収金問題の解決に向けた包括的なアプローチをご紹介します。実際の医療現場での成功事例や、導入しやすい具体的な施策を中心に、現場で即実践可能な情報をお伝えしていきます。

未収金対策の現状分析と課題

医療機関における未収金問題は、近年の社会環境の変化や医療制度の改定により、さらに複雑化しています。ここでは、現状の詳細な分析と直面する課題について、最新のデータとともにご説明します。

医療機関を取り巻く環境変化

社会的背景の変化と影響

2025年における医療機関の未収金問題は、様々な社会的要因が複雑に絡み合っています。高齢化の進展により、長期治療を必要とする患者が増加し、それに伴う医療費の支払い負担も増大しています。

また、単身世帯の増加により、従来の保証人制度が機能しにくくなっているという現状があります。

経済情勢による影響

昨今の経済変動により、患者の支払い能力にも大きな影響が出ています。実際の統計では、2024年度の医療機関における未収金総額は、全国平均で前年比15%増加しているというデータが報告されています。

未収金発生の主要因分析

患者側の要因

経済的困窮や失業による支払い困難、保険の資格喪失や期限切れ、医療費の支払いに対する意識の低さなど、様々な要因が確認されています。特に注目すべきは、高額療養費制度の理解不足による一時的な支払い困難が増加傾向にあることです。

医療機関側の課題

請求手続きの遅延や、支払い案内の不徹底、回収体制の未整備などが主な要因として挙げられます。特に中小規模の医療機関では、専門的な債権管理体制の構築が追いついていない状況が見られます。

最新の技術動向と対策の方向性

デジタル技術の活用状況

キャッシュレス決済の普及やオンライン資格確認システムの導入など、テクノロジーの活用による業務効率化が進んでいます。特にAIを活用した未収予測システムの導入により、予防的なアプローチが可能になってきています。

制度面での変更点

2025年の制度改正により、オンライン資格確認の義務化や支払い方法の多様化が進んでいます。これらの変更に対応した新たな未収金対策の構築が求められています。

効果的な未収金防止策の確立

未収金問題への対応は、発生後の回収よりも事前の防止策が重要です。本セクションでは、医療機関における効果的な未収金防止策について、受付から会計までの一連のプロセスに沿って解説していきます。

受付時における未収金防止策

保険資格確認の徹底

2025年現在、オンライン資格確認システムの活用が標準となっています。

受付時には必ずマイナンバーカードまたは保険証による資格確認を実施し、有効期限や負担割合の確認を行います。特に注意が必要なのは、保険情報の変更時期である4月と10月です。この時期には特に慎重な確認が求められます。

支払い能力の事前確認

初診時には支払い方法の確認を丁寧に行うことが重要です。クレジットカード対応や分割払いの案内など、患者様の状況に応じた支払い方法の提案を行います。

実際の医療機関では、初診時の支払い方法確認により、未収金発生率が平均30%減少したというデータが報告されています。

医療費概算の事前説明

特に高額な治療が予想される場合は、事前に概算費用を説明することが効果的です。この際、高額療養費制度の説明も併せて行い、患者様の経済的不安を軽減することが重要です。

具体的な金額と利用可能な制度について、分かりやすい説明資料を用いて丁寧に説明を行います。

会計時の未収金防止策

会計処理の迅速化

会計待ち時間の短縮は、未収金防止に大きく貢献します。最新の医事会計システムを活用し、待ち時間を10分以内に抑えることで、会計時の離脱を防ぐことができます。また、会計担当者の増員や休憩時間の調整など、人員配置の最適化も重要です。

支払い方法の多様化

現金だけでなく、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など、多様な支払い方法を用意することが重要です。2025年の調査では、キャッシュレス決済対応により未収金発生率が約25%減少したという結果が報告されています。

特に若年層ではスマートフォン決済の需要が高いため、積極的な導入が推奨されます。

分割払いの柔軟な対応

高額な医療費の場合、分割払いの提案が効果的です。具体的な分割回数や毎月の支払額を明示し、患者様の収入状況に応じた無理のない返済計画を立てることが重要です。

この際、分割払いの審査基準や手続きの流れを標準化しておくことで、スムーズな対応が可能となります。

予防的アプローチの実践

リスク患者の早期発見

過去の未収歴や支払い遅延歴のある患者様については、システムでアラートを設定し、早期に対応することが重要です。ただし、この情報の取り扱いには十分な配慮が必要で、患者様のプライバシーを守りながら適切な対応を行うことが求められます。

医療費相談窓口の充実

専門の相談窓口を設置し、支払いに不安のある患者様への早期サポートを行います。医療ソーシャルワーカーと連携し、利用可能な制度や支援策の紹介、支払い計画の策定など、きめ細かな対応を行うことが効果的です。

スタッフ教育の徹底

未収金防止には、関係するスタッフ全員の意識向上が不可欠です。定期的な研修会の実施や、成功事例の共有を通じて、適切な対応スキルの向上を図ります。特に新人スタッフには、ロールプレイングを取り入れた実践的な研修が効果的です。

医療費支援制度の活用促進

高額療養費制度の案内強化

高額療養費制度の限度額認定証の利用促進は、未収金防止の重要な要素です。外来診療時から入院予定の患者様に対して、制度の説明と申請手続きのサポートを行うことで、患者様の一時的な負担を軽減することができます。

公費負担制度の適用確認

難病医療費助成や自立支援医療など、利用可能な公費負担制度の確認を徹底します。患者様の状況に応じて適用可能な制度を漏れなく案内し、申請手続きのサポートを行うことで、患者様の経済的負担を軽減することができます。

回収体制の構築と運用

効果的な未収金回収を実現するためには、体系的な回収体制の構築と運用が不可欠です。本セクションでは、具体的な体制づくりから実際の運用方法、さらには成功事例まで詳しく解説していきます。

効果的な回収体制の整備

専門チームの設置と役割

未収金回収を効率的に進めるためには、専門チームの設置が重要です。医事課内に3名から5名程度の専従スタッフを配置し、未収金の管理から回収までを一元的に担当させることで、効率的な運用が可能となります。

チームメンバーには、医療事務の経験者と経理経験者をバランスよく配置することが推奨されます。

回収プロセスの標準化

未収金回収のプロセスは、明確な基準とタイムラインに基づいて標準化する必要があります。発生から1週間以内の電話連絡、2週間以内の文書送付、1ヶ月以内の再確認という具合に、時系列に沿った対応手順を確立します。

これにより、担当者による対応のばらつきを防ぎ、均質な回収業務が可能となります。

管理システムの整備

未収金管理システムには、患者情報、未収金額、経過記録、次回アクション予定などを一元管理できる機能が必要です。特に2025年現在では、AIによる回収優先度判定機能や自動督促機能を備えたシステムの導入が効果的です。

回収業務の実践的アプローチ

初期対応の重要性

未収金発生直後の初期対応が、回収成功率を大きく左右します。発生から48時間以内に電話連絡を行い、支払い遅延の理由確認と今後の支払い方法の相談を行うことで、早期解決につながるケースが多く見られます。

特に初回の接触時には、患者様の状況を十分に傾聴し、適切な支払い計画を共に考えることが重要です。

段階的な督促プロセス

督促は、電話、文書、訪問という段階を踏んで実施します。最初は丁寧な電話での確認から始め、反応がない場合は文書による督促、さらに必要に応じて訪問による面談を行います。この際、各段階での対応内容を詳細に記録し、次のアクションにつなげることが重要です。

支払い計画の策定

患者様の経済状況に応じて、無理のない支払い計画を策定することが重要です。月々の返済額は可処分所得の20%を目安とし、最長24ヶ月程度での完済を目指します。計画策定時には、具体的な返済スケジュールを書面で提示し、患者様の同意を得ることが重要です。

M病院における成功事例

改革前の状況分析

M病院（500床規模）では、2024年初頭時点で年間3,200万円の未収金を抱えており、回収率は67%に留まっていました。未収金管理の専門チームが不在で、各部署が個別に対応していたため、統一的な回収プロセスが確立されていませんでした。

導入した改革施策

まず、医事課内に4名からなる未収金対策チームを設置し、回収業務を一元化しました。次に、AI搭載の未収金管理システムを導入し、回収優先度の判定や督促スケジュールの自動管理を実現しました。

さらに、24時間支払い可能なオンライン決済システムを導入し、患者様の利便性を向上させました。

具体的な改善効果

これらの施策により、2025年には未収金総額を2,240万円まで削減し、回収率を87%まで向上させることに成功しました。特に、AI活用による効率的な優先順位付けにより、限られた人員でも効果的な回収活動が可能となりました。

また、患者満足度調査においても、支払い方法の多様化が好評を得て、15%の向上が見られました。

継続的な改善活動

定期的な実績評価

月次での回収実績の評価と分析を行い、課題の早期発見と対策立案につなげることが重要です。特に回収率の推移、未収金の年齢分布、回収方法別の成功率などの指標を定期的にモニタリングし、必要に応じて戦略の見直しを行います。

スタッフ教育の充実

回収業務に携わるスタッフには、定期的な研修機会を提供することが重要です。コミュニケーションスキル、法的知識、システム操作技術など、実践的なスキル向上を図ります。

また、成功事例の共有会を開催し、効果的なアプローチ方法の水平展開を図ることも有効です。

システムを活用した未収金管理

2025年現在、医療機関における未収金管理は、最新のデジタル技術とシステムの活用により大きく進化しています。本セクションでは、効率的な未収金管理を実現するための最新システムの活用方法と、実際の医療機関での導入事例について詳しく解説していきます。

最新の管理システムの概要

AI搭載型未収金管理システム

現代の未収金管理システムの特徴は、AI技術の活用にあります。支払い履歴やコミュニケーション記録などのデータを分析し、未収リスクの予測や最適な回収アプローチの提案を行うことが可能となっています。

具体的には、患者の支払い傾向を分析し、未収リスクのスコアリングを行うことで、優先的に対応すべき案件を自動で抽出することができます。

リアルタイムモニタリング機能

システムによる24時間体制での未収金状況モニタリングにより、発生後すぐの対応が可能となります。特に重要なのは、日次での未収金発生状況の確認と、督促必要案件の自動抽出機能です。

これにより、担当者は効率的に業務を進めることができ、早期の対応が可能となります。

自動督促システムの活用

電話、メール、SMSなど、複数の通信手段を組み合わせた自動督促システムの導入により、効率的な督促業務が実現できます。システムは患者の連絡希望時間帯や過去の応答率の高い時間帯を学習し、最適なタイミングでの督促を行うことが可能です。

システム導入時の重要ポイント

データ移行と初期設定

既存の患者データや未収金情報の新システムへの移行には慎重な対応が必要です。特に重要なのは、過去の督促履歴や支払い約束情報の正確な移行です。初期設定段階での詳細な設定により、その後の運用効率が大きく変わってきます。

スタッフ教育プログラム

システム導入の成否を分けるのは、使用するスタッフの理解度です。基本的な操作方法から高度な分析機能の活用まで、段階的な教育プログラムの実施が重要となります。特に、AI機能の活用方法については、具体的な事例を用いた実践的な研修が効果的です。

N医療センターでの活用事例

導入前の課題

N医療センターでは、従来の手作業による未収金管理により、月間平均で40時間以上の業務時間が費やされていました。また、督促のタイミングにばらつきがあり、回収率も60%程度に留まっていました。

システム導入プロセス

2024年後半から、AI搭載型の未収金管理システムの導入を開始しました。特徴的だったのは、3ヶ月間の試験運用期間を設け、段階的にシステムの機能を拡充していった点です。

この期間中、スタッフからのフィードバックを積極的に収集し、運用方法の最適化を図りました。

具体的な活用方法

N医療センターでは、システムのAI機能を活用し、未収リスクの事前予測を実施しています。入院時の概算費用が高額となる患者に対しては、システムが自動的にアラートを発し、事前の支払い相談を促す仕組みを構築しました。

また、LINEを活用した支払い案内システムを導入し、若年層の患者との円滑なコミュニケーションを実現しています。

導入後の成果

システム導入から6ヶ月後には、未収金管理業務の時間が月間20時間まで削減され、回収率も85%まで向上しました。特に、AI予測による事前介入により、新規の未収金発生率を40%削減することに成功しています。

また、オンライン決済システムの導入により、24時間365日の支払い受付が可能となり、患者の利便性も大きく向上しました。

今後のシステム活用の展望

進化するAI技術への対応

未収金管理システムのAI機能は日々進化しており、より精度の高い予測や効果的な督促方法の提案が可能となっています。今後は、患者とのコミュニケーション履歴の自然言語解析なども活用し、さらにきめ細かな対応が可能になると予想されます。

システム連携の重要性

医事会計システムや電子カルテシステムとの連携により、より包括的な患者情報の活用が可能となります。これにより、患者の状況に応じたよりきめ細かな対応が実現できると期待されています。

効果測定と改善サイクル

未収金対策の効果を最大化するためには、定期的な効果測定と継続的な改善活動が不可欠です。本セクションでは、具体的な効果測定の方法から、実践的な改善サイクルの運用まで、詳しく解説していきます。

効果測定の基本的アプローチ

主要評価指標の設定

未収金対策の効果を正確に把握するためには、適切な評価指標の設定が重要です。最も基本的な指標である回収率については、月次での推移を継続的に測定します。

具体的には、発生から3ヶ月以内の回収率、6ヶ月以内の回収率、1年以内の回収率などを区分して管理することで、より詳細な傾向分析が可能となります。

データ収集と分析手法

効果測定に必要なデータは、日々の業務の中で確実に収集する必要があります。未収金の発生額、回収額、督促回数、患者応答率など、複数の観点からデータを収集し、多角的な分析を行います。特に重要なのは、データの正確性と一貫性を確保することです。

改善サイクルの実践

月次評価会議の運営

毎月の評価会議では、収集したデータに基づく実績の検証と課題の抽出を行います。会議では、未収金対策チームのメンバーだけでなく、関連部署の担当者も参加し、多角的な視点での議論を行うことが重要です。

具体的な改善策の検討と実行計画の策定まで、一連のプロセスを確実に実施します。

四半期ごとの戦略見直し

3ヶ月ごとに実施する戦略見直しでは、より長期的な視点での評価と改善を行います。この際、外部環境の変化や新たな技術の導入可能性なども考慮に入れ、包括的な戦略の更新を図ります。特に重要なのは、成功事例と失敗事例の両方から学びを得ることです。

具体的な改善活動の展開

スタッフフィードバックの活用

現場スタッフからの日常的なフィードバックは、改善活動の重要な源泉となります。患者様との実際のやり取りの中で得られた気づきや、業務遂行上の課題などを、定期的に収集し分析します。これらの情報は、より実践的な改善策の立案に活用できます。

業務プロセスの最適化

効果測定の結果に基づき、業務プロセスの継続的な改善を図ります。特に、作業時間の短縮や効率化が可能な部分を特定し、システムの活用や手順の見直しを行います。この際、スタッフの負担軽減と業務品質の向上を両立させることが重要です。

長期的な改善の方向性

予防的アプローチの強化

効果測定の結果から、未収金の発生パターンや傾向を分析し、より効果的な予防策の開発につなげます。特に、高リスク患者の早期特定や、効果的な事前説明方法の確立など、予防的なアプローチの強化を図ります。

組織能力の向上

継続的な改善活動を通じて、組織全体の未収金管理能力を向上させることが重要です。定期的な研修プログラムの実施や、ベストプラクティスの共有により、スタッフ全体のスキルアップを図ります。

また、改善活動への積極的な参加を促すための評価制度の整備も検討します。

改善活動の成果管理

定量的な効果の把握

改善活動の成果は、具体的な数値として把握することが重要です。未収金総額の推移、回収率の変化、業務時間の削減効果など、複数の指標を用いて総合的な評価を行います。これらのデータは、次期の改善計画立案にも活用できます。

定性的な評価の実施

数値では表現できない改善効果についても、適切な評価を行うことが重要です。患者様からの評価や、スタッフの業務満足度など、定性的な側面からも改善効果を測定します。これらの情報は、より包括的な改善活動の展開に活用されます。

おしえてカンゴさん！よくある質問Q&A

医療機関での未収金対策について、現場でよく寄せられる質問とその回答をまとめました。実践的な対応方法から、難しい場面での具体的な解決策まで、カンゴさんが詳しく解説します。

未収金発生時の初期対応

督促のタイミングについて

Q：未収金が発生した際、最初の督促はいつ行うのが適切でしょうか？

A：未収金発生後、できるだけ早期の対応が重要です。具体的には、発生から3営業日以内に電話での確認を行うことをお勧めします。早期の接触により、未納の理由を把握し、適切な対応策を講じることができます。

特に初回の連絡では、支払い遅延の理由を丁寧に確認し、患者様の状況に応じた支払い方法を提案することが効果的です。

分割払いの設定方法

Q：分割払いを提案する際の具体的な期間設定はどのようにすべきでしょうか？

A：分割払いの期間は、未収金額と患者様の支払い能力を考慮して設定します。基本的な目安として、月々の支払額が患者様の可処分所得の20%を超えないよう設定することをお勧めします。

例えば、30万円の未収金の場合、月々の支払い能力が3万円であれば、10回払いでの設定が適切です。ただし、高額な場合は最長24ヶ月までの設定も検討します。

困難ケースへの対応

連絡が取れない場合の対処

Q：患者様と全く連絡が取れない場合、どのように対応すべきでしょうか？

A：段階的なアプローチが重要です。まず、複数の連絡先への電話連絡を試みます。次に、配達記録付きの文書を送付します。それでも反応がない場合は、患者様の居住地域の訪問調査を検討します。

ただし、訪問の際は必ず2名以上で行い、近隣への配慮も忘れずに行います。また、保証人がいる場合は、保証人への連絡も検討します。

支払い拒否への対応方法

Q：患者様が支払いを明確に拒否している場合、どのように対応すべきでしょうか？

A：まず、拒否の理由を丁寧に確認することが重要です。医療サービスへの不満がある場合は、該当部署と連携して問題解決を図ります。経済的な理由の場合は、利用可能な医療費援助制度の案内や、無理のない分割払いの提案を行います。

それでも解決が難しい場合は、法的手続きの検討も必要ですが、その前に必ず複数回の話し合いの機会を設けることをお勧めします。

システムと運用の最適化

効果的な記録管理方法

Q：督促記録の効果的な管理方法を教えてください。

A：未収金管理システムを活用し、すべての接触履歴を時系列で記録することが重要です。具体的には、連絡日時、対応者、患者様の反応、約束内容などを詳細に記録します。

これにより、複数のスタッフでの情報共有が可能となり、一貫性のある対応が実現できます。特に支払いの約束があった場合は、期日と金額を明確に記録し、フォローアップの予定も併せて設定します。

予防的アプローチ

未収金発生リスクの評価方法

Q：事前に未収金発生リスクを把握する方法はありますか？

A：患者様の過去の支払い履歴や、診療内容から未収リスクを評価することが可能です。具体的には、過去の支払い遅延歴、高額な医療費が予想される治療内容、保険資格の状況などを総合的に判断します。

特にAIを活用した未収金管理システムでは、これらの要素を自動的に分析し、リスク評価を行うことができます。リスクが高いと判断された場合は、事前の支払い相談や分割払いの案内を積極的に行います。

まとめ

医療機関における未収金対策は、予防的アプローチと効果的な回収体制の構築が鍵となります。特に2025年においては、AIやデジタル技術を活用した新しい管理手法の導入が、未収金削減に大きな効果を発揮しています。

本記事で解説した具体的な対策と実践例を参考に、皆様の医療機関に適した未収金対策を構築していただければ幸いです。

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