【看護師転職 辞退】看護師の転職マナー！面接や内定を辞退するときの方法をれ例文付きでご紹介！

看護師の転職活動において、様々な理由から面接や内定を辞退するケースも考えられます。面接や内定を辞退することはできないと悩んでいる看護師の方もいると思いますが、それ自体は問題ありません。ただし、社会人としてのマナーを守って行うのが条件となります。

そこで本記事では、面接や内定を辞退するときの方法やマナー、注意点などを例文付きでご紹介していきますので、そのようなケースになったときには参考にしてください。

面接は辞退しても大丈夫？

まずは面接の死体について解説していきます。看護師に限らず、一度段取りを組んだからといって、面接を辞退できないということはありません。

しかし先方では、面接に向けた日程の調整や会場の準備などで時間をとらせてしまっているので、無断でキャンセルするのはマナーに背く行為です。

面接を辞退することが分かったら、できるだけ早急に連絡をし、心証を損なわないよう、丁寧さを心がけるようにしてください。

面接辞退を伝える手段

面接辞退の連絡方法として、電話もしくはメールがあります。基本的には電話で伝えるのが好ましいですが、いくらかけても繋がらないというときはメールで連絡するようにしましょう。

面接辞退は電話で伝える

面接辞退の連絡は、電話で行うのが一般的です。電話で面接辞退を伝えることは、直接声を通じて伝えるため、誠意が伝わりやすいです。

また、医療機関の人事担当は、看護業務と並行していることがほとんどです。そのため、お昼休みや勤務終了時間に合わせて、相手の都合が良い時間帯に電話するのがいいでしょう。

穏やかで礼儀正しい口調で、面接辞退の理由を誠実に伝えましょう。面接辞退の理由を明確に伝え、相手方が理解しやすいようにしてください。

メールで面接辞退を伝えるときの注意点

メールを利用して面接辞退を伝える際にも、丁寧に行う必要があります。特に、言葉として伝えるのではなく文章で伝える必要があるため、電話以上に丁寧さが必要になります。先ほどもご紹介しましたが、もし電話で伝えることができるのであれば、電話で行うようにしましょう。

注意点としては、大きな病院の場合は頻繁にメールのチェックをすることがありますが、小さなクリニックだと、頻繁にメールをチェックしないこともあるため、面接辞退の連絡が着ていることを知らないままということも考えられます。

そのため、大型病院以外の面接を辞退する際は、電話で行った方が確実といえるでしょう。

＜看護師・ナースのリアルな声＞面接や内定を辞退したいと考えた理由は？

看護師の面接辞退するときは理由も伝える？

看護師が面接を辞退する際に、その理由を説明する必要はありません。ただし、先方から聞かれることもありますので、そのための回答準備はしておいた方がいいでしょう。

辞退理由としては「他の職場の内定が出た」「身内の不幸や急病」「自分に合わない職場だと感じた」などいろいろな理由があります。どの理由でも「伝え方」というものがありますので、そちらをご紹介していきます。

【例文あり】辞退理由別キャンセル連絡例

面接を辞退する理由は様々です。ここでは、辞退理由に合わせた伝え方を、例文もご紹介しながら解説していきます。

他の職場の内定が出た

面接を辞退する理由として一番多いのが、第一志望の職場から内定をもらったときです。そうなれば、他の面接を受ける必要がなくなるため、キャンセルすることになります。このケースの伝え方は以下のような感じです。

「（面接日）に面接を予定しております（名前）と申します。一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡いたしました。お時間をいただいたにも関わらず、この度は大変申し訳ございません。」

このケースでは、他に内定をもらったと伝えなくても「一身上の都合」もしくは「諸般の事情」という伝え方で、先方も分かってくれるはずです。

自分に合わない職場ではないかと感じた

事前にしっかり情報収集をせずに面接予定を入れたが、いろいろ調べてみたら自分に合わないかも、と思われる方も多くいます。

この理由の場合、正直に伝えると、先方の心証をかなり損なう可能性があるので、他の職場の内定が出た時と同じく、「一身上の都合」もしくは「諸般の事情」という伝え方をするのが無難です。

身内の不幸や急病など不慮の事態

このケースは、そのまま伝えても大丈夫です。もし、面接自体は受けたいがやむを得ず辞退しなければいけないという場合は、違う日に面接をずらしてもらえないか聞いてみるのもいいでしょう。すべての病院が対応してくれるとはいきませんが、別日に面接を設定してくれることもあります。

このほかにもいろいろな理由が考えられますが、先方の心証を損なわないためにも、「一身上の都合」もしくは「諸般の事情」としておくのが無難です。

メールで面接辞退を伝える方法

メールで面接辞退する際は、以下のような方法で連絡をしましょう。

メールでは、誰が差出人かが分かるように、自分の名前は必ず記入することと、万が一の緊急時などのため、連絡先も記載するようにしましょう。また文章内では、連絡がメールになったことをお詫びするようにしてください。

辞退せずに再度日程を調整してもらう方法

体調不良や親族の不幸など、辞退するつもりはなかったけど、どうしてもその日に面接に行けなくなってしまった場合は以下のように連絡をしましょう。近年はコロナの影響もあり、日程を再調整してくれる医療機関も多くなっています。

この場合、メールでのやり取りだと時間を要することもあるので、電話で行うようにしてください。

＜看護師・ナースのリアルな声＞面接辞退を伝えるときに一番困ったことは？

第一志望ではない病院の内定は一度保留しよう

内定をもらった病院が第一志望ではない場合、内定を保留することで他の選択肢を探ることができます。

内定を保留するためには、まず病院の担当者に連絡し、内定を保留したい旨を伝えます。保留の理由や期間、再連絡のタイミングについても合意を得ます。

内定保留をする理由は様々です。他の病院の面接結果を待つ、第一志望の内定結果を待つ、契約条件の検討などが考えられます。担当者に対して丁寧に理由を説明しましょう。

ただし、内定の保留は内定承諾書を提出する前であれば問題ありませんが、内定承諾後の保留は基本的にできないので注意してください。

看護師の内定保留期間

内定保留期間はどんなに長くても1週間が一般的ですが、状況や病院によって異なります。長すぎる期間を要求することは避け、相手方の立場も考慮した上で適切な期間を設定しましょう。

内定保留期間終了時には、再度病院の担当者に連絡し、最終的な選択を伝えます。内定を受け入れるか、辞退するかを決定し、相手方に速やかに伝えましょう。内定保留中も、病院との良好なコミュニケーションを保ちましょう。誠実で丁寧な対応が、将来的な信頼関係の基盤となります。

内定は辞退しても大丈夫？

面接を辞退するときと同じで、内定ももらっていても辞退することは問題ありません。ただし、一度内定をもらってからの辞退ですから、よりマナーを守り誠意を持った伝え方が必要になります。

連絡しづらいという方も多いでしょうが、ルールを守って行えば先方も分かってくれるはずです。それでは、内定を辞退するときのポイントを解説していきます。

内定辞退を伝える手段

内定の辞退を伝える方法は以下の2点です。

早めに電話で伝える

内定の辞退を伝える方法は、電話が一般的です。もし辞退するのであれば、内定の通知から3日以内がいいとされています。そのため、辞退することをきめたらすぐに連絡するのがルールです。

電話がつながらないときはメール

メールを利用するのは、どうしても電話がつながらない時だけです。それ以外は、なるべく電話で連絡するようにしましょう。

【例文あり】電話で内定辞退を伝える際の注意点

内定の辞退は電話で伝えた方がいいと解説しましたが、どのように伝えたらいいかわからないという方も多いと思います。電話で内定を辞退する際は、以下の内容に注意してください。

・内定のお礼を伝える

・内定辞退をはっきり伝える

・内定辞退の理由

・迷惑をかけたことを丁寧にお詫び

自己都合や先方に失礼になるような伝え方はNGです。内定の辞退に関しては、こちら側に問題があるため、誠心誠意接するようにしてください。これらを踏まえて、例文をご紹介しますのでご覧ください。

「お世話になっております。この度、貴病院から内定をいただいております（自分の名前・フルネーム）と申します。

先日は内定のご案内、誠にありがとうございます。貴病院で働くことに非常に魅力を感じており、この内定をいただくことは光栄でした。大変申し訳ないのですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

（もし担当者からその理由を聞かれたら）

慎重に考えた結果、私のキャリアプランの観点から、内定を受諾することが適切でないと判断いたしました。

このような判断に至り、誠に恐縮ではございますが、何卒、ご理解いただければ幸いです。ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。」

辞退の旨を伝える際は、とにかく誠実に伝えるようにしましょう。決して本心を明かす必要がありませんが、先方に悪い印象を与えない伝え方をするように心がけてください。

【例文あり】メールで内定辞退を伝える際の注意点

本来であれば、電話でお伝えするのがいいですが、どうしてもメールで伝えることになってしまったという場合、以下の内容に気を付けるようにしてください。

・メールでの連絡になったお詫び

・内定のお礼を伝える

・内定辞退をはっきり伝える

・内定辞退の理由

・迷惑をかけたことを丁寧にお詫び

・結びの文

・署名

メールの場合、文章での通達になるので、冷たい印象を持たれかねません。そのため、丁寧さを意識して文章を作成するようにしましょう。

またメールの場合は南湖もやり取り絵を行うわけではありません。そのため、内定辞退の理由は電話で伝えるときよりも詳細に伝えていいでしょうが、電話の時と同じように先方に悪い印象を与えない伝え方をするように心がけてください。

また、誤字脱字やご送信などに気を付けて、何度も確認するようにしましょう。以下はこれらを踏まえた例文になるのでご覧ください。

＜看護師・ナースのリアルな声＞あなたはどのように辞退を伝えましたか？

辞退理由は聞かれたら答える

辞退内容は、こちらから発信する必要はありません。もし聞かれた場合のみ伝えるといいでしょう。辞退する理由も、決して本音で話さなくても大丈夫です。「個人的な事情」「先に内定をいただいた他院に入職が決まった」「自身の適性を検討した」「キャリアプランを考えた結果」という感じで伝えるのがいいでしょう。

次の職場は答える必要はない

次の職場については、自身のプライバシーおよび権利を尊重する観点から、詳細な情報を伝える必要はありません。次の職場について尋ねられた場合、一般的な表現として「現在検討中です」「他の選択肢があります」といった回答で十分です。

＜看護師・ナースのリアルな声＞内定を取り消した理由は何？

【例文あり】内定を承諾した後の辞退方法は？

内定を受諾した後の辞退に関しても、基本は電話になります。その後、詫び状を送るのが一般的です。

内定承諾後の辞退は法的な問題はありませんが、マナー違反であることに間違いはありません。施設側とのトラブルを防止し、悪い印象を与えないためにも、多大な迷惑をかけたという自覚を持ち、真摯にお詫びするようにしましょう。

もし印象が悪い辞退の伝え方や、時間がたってからの辞退申請の場合、損害賠償請求や研修費用の返済を求めてくる病院もあります。

そうならないためにも、辞退する理由は、家庭の都合など「やむを得ない事情」にするのがいいでしょう。

詫び状の書き方

内定承諾後の辞退は、内定後の辞退よりも業員側に迷惑をかけるため、電話で伝えた後に詫び状を送るのが一般的です。

詫び状とは、失礼や不手際、遅延、誤解、不履行、違反などの理由で、先方に対して謝罪や詫びを表明するために書かれる文書です。一般的には、謝罪の意を示し、失礼や不快な思いをさせたことに対する謝罪と、今後の改善や再発防止への意向を伝える目的があります。

一般的には、以下の内容で作成されます。

・過失や失礼、不手際などで他者に迷惑や不快な思いをさせたことに対する謝罪を表明し、そのことを反省する態度を示す

・謝罪の理由や背景について説明し、その問題が自身の責任であることを認識・受け入れる

・今後同様の問題が再発しないよう、具体的な改善策や対策を示し、その実施への意向を表明する

・手との信頼関係を修復し、円満な関係を築くための一環として、謝罪や詫びの意向を伝える

今回のように、内定承諾後の辞退の場合は以下の点に注意しましょう。

・時候のあいさつを入れる

・内定辞退を了承してくれたことを感謝しあらためて謝罪する

・「結びのあいさつ」と「敬具」を入れる

・日付は漢数字、自分の名前と担当者の名前を正確に書く

これらを踏まえ、詫び状の基本的な書き方は、下記の通りです。

詳しい内容は電話で伝えていますので、詫び状自体は長く書く必要はありません。マナーを守って丁寧に作成するようにしてください。

詫び状の送り方

詫び状の送り方のマナーは以下の通りになります。

・便箋は白無地のものを選ぶ

・黒いボールペンを使って書く

・縦書きで書く

・修正テープは使わない

・三つ折りにして封筒に入れる

・白紙の便箋を重ねて2枚にする

先ほども解説しましたが、詫び状は電話で辞退を伝えた後に送りましょう。

即決できない場合は内定保留

就活をしている看護師の中には、「他の結果を待ちたいから内定を受諾できない」「他にも面接を受ける予定がある」などの事情から、すぐに内定を受諾できないという方もいると思います。そこで、内定を保留したいときのマナーやタイミングについて解説していきます。

内定保留のマナー

内定保留のマナーは以下の通りになります。

内定保留のタイミングや期限

内定の保留は、内定をもらったもらった時、すぐに行うようにしてください。保留期間は先方との話し合いで決めますが、一般的には1〜2週間で設定するようにしましょう。

内定保留の注意点

内定保留は、先方と保留期間を話し合って決めるため、電話で行うようにしてください。また、あまりにも先延ばしすると入社の意思がないと思われてしまうため、保留理由もしっかり伝えましょう。

「他の結果を待ちたいから内定を受諾できない」「他にも面接を受ける予定がある」という理由がありますが、これをそのまま伝えるのは印象が良くありません。ここは「慎重に検討したい」「家族とも相談したい」という感じで伝えるのがいいでしょう。

これらを踏まえた例文は以下の通りです。

「お世話になります。先日、貴院より内定をいただきました（自分の名前・フルネーム）と申します。内定のご案内、誠にありがとうございます。

貴病院で働くことに非常に魅力を感じており、この内定を受諾することは光栄なのですが、家族とも相談させていただきたいと思っております。

誠に勝手ではございますが〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。」

会話の中では、ただ保留をしたいという思いを伝えるだけでなく、内定も出してもらって感謝しているという旨の内容を伝えるようにしてください。

面接・内定辞退を繰り返さないためのポイント

面接や内定辞退を伝えるのは、気が重くなりますよね。同じようなことを繰り返さないためにも、しっかりポイントを押さえた面接が必要になります。最後に、面接や内定辞退を繰り返さないためのポイントをご紹介していきます。

情報収集をしてミスマッチを防ぐ

面接時の情報収集は大事です。病院の公式ウェブサイトや提供された資料を詳しく確認し、病院の特徴や理念、取り組みなどを把握しましょう。

また、病院で働くスタッフの声や口コミ、レビューを参考にして、実際の職場環境や雰囲気を知るのも一つの手段です。

面接前に自分の適性や志向を整理する自己分析も大事です。自身のスキル、興味、キャリア目標を整理し、それらが病院の求める条件と適合するか検討し、自身の働く上での志向や価値観を明確にし、それが病院の文化や理念と合致するか確認するようにしましょう。

身辺整理をしっかり行う

面接前に身辺整理をしておくのも大事です。自分の都合で辞退しなければいけないというのは、非常にもったいないことです。

しっかり仕事に打ち込める環境を整え、新しい職場にチャレンジするのがいいでしょう。

＜看護師・ナースのリアルな声＞面接や内定を辞退したことは正解でしたか？その理由は？

まとめ

この記事では、看護師の転職に関連する、面接や内定を辞退する方法について解説してきました。

看護師の転職において成功するためには、適切なマナーや対応が不可欠です。面接や内定辞退時には、丁寧かつ誠実なコミュニケーションが重要です。面接辞退時は、電話やメールを使い適切なタイミングで伝えることがポイントです。内定保留を考える際は、適切な期限やタイミングで伝えることで、十分な検討時間を確保できます。

重要なのは、誠実で真摯な態度を保ちながら、自身のキャリア目標や働く環境を明確にし、最適な選択をすることです。これらのポイントを守りつつ、看護師としての理想的な転職を実現しましょう。